Kontrola pracy zdalnej – co może pracodawca?

praca zdalna; kontrola; pracodawca; czy pracodawca może kontrolować pracownika na pracy zdalnej, Kontrola pracy zdalnej – co może pracodawca?, OK!magazyn

Wielu pracodawców ma obawy, czy pracownik wykonujący zadania zdalnie, w trybie tzw. home office, jest równie wydajny jak pracownik obecny na co dzień w biurze. Pojawia się zatem pytanie: czy pracodawcy przysługuje możliwość skontrolowania warunków, w jakich pracownik wykonuje pracę z domu?

Jest to możliwe wtedy, gdy zasady takiej kontroli określa regulamin pracy, lub gdy na kontrolę wyrazi zgodę pracownik. W przeciwnym razie pracodawcy przysługuje jedynie przeprowadzenie kontroli w formie zdalnej, w postaci ankiety elektronicznej, którą wypełnić ma pracownik. Jak więc wygląda kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę?

Kontrola pracy zdalnej – czas pracy

Kontrola pracownika jest szczególnie istotna dla pracodawców, którzy nakładają na pracowników obowiązki, które muszą zostać wykonane w określonym czasie, co może być związane ze specyfiką zadań. Jak więc skutecznie przeprowadzać kontrolę pracy? W przypadku pracy w biurze (lub innej formy pracy stacjonarnej) pracodawcy często korzystają z rozmaitych rejestrów czasu pracy pracowników. Natomiast w przypadku home office nadzór ten jest utrudniony. Pracodawcy najczęściej proponują rozwiązanie w postaci specjalnego oprogramowania do mierzenia czasu pracy. Na ogół są one kompatybilne z programami wykorzystywanymi do monitorowania stopnia realizacji zadań, komunikatorami i innymi. Wystarczy zatem, że pracodawca i pracownicy zainstalują je na swoich urządzeniach. Często jednak pracodawcy oceniają te rozwiązania jako niewystarczające.

Co więcej, przydatna okazuje się forma tzw. miękkiego monitoringu. Jest to codzienny briefing i odprawy za pośrednictwem programów takich jak Zoom, Microsoft Teams czy Google Meet. Pracodawcy korzystają także z kalendarzy, do których można wpisywać zadania zlecane pracownikom. Wpisywane są do nich także wyniki pracy poszczególnych pracowników. Ponadto niektóre firmy korzystają także z tzw. programów śledzących. Pozwalają one ustalić, jak często pracownik rusza myszką, albo jak często i na jakie strony internetowe wchodzi.

Tym samym jeżeli pracodawca zadbał o prawidłowe raportowanie wykonanej pracy lub ustalił regulamin rozliczania zadań i sposób ich przydzielania, to pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej w przypadku niewykonania zadania w określonym terminie nie będzie stanowiło problemu. Jednak muszą to być wyraźnie określone reguły postępowania. Muszą one zawierać dokładnie określone zadania i wskazujące zasady właściwego postępowania.

Kwestie BHP – kontrola w domu pracownika

W przypadku gdy regulamin pracy przewiduje taką kontrolę, jest ona możliwa. Postępowanie pracodawcy zgodnie z założeniami regulaminu (który akceptowany jest przez pracownika przy podpisywaniu umowy o pracę) upoważnia pracodawcę do przeprowadzenia kontroli w miejscu pracy pracownika. Istotne jest jednak to, że kontrola taka musi przebiegać na warunkach określonych w regulaminie.

Co zatem w przypadku braku regulacji dotyczącej kontroli w domu pracownika w regulaminie?

Pracodawca, który chce taką kontrolę przeprowadzić, zobowiązany jest do uzyskania zgody pracownika na taką formę nadzoru. Jeśli ustalenia między pracodawcą a pracownikiem umożliwią wizytę pracownika BHP w mieszkaniu, wizytę taką należy zaplanować w odpowiedni sposób. Sam pracownik musi natomiast wiedzieć, kto i w jakim celu pojawi się u niego w domu.

Z uwagi na trwającą pandemię kontrola taka powinna przebiegać w ściśle określonych warunkach. Nie można zapominać o zachowaniu zasad bezpieczeństwa. Co więcej, pracownik służby BHP, po wcześniej umówionej wizycie, może skontrolować jedynie wskazane przez pracownika miejsce, w którym wykonywane są jego obowiązki. Po wizycie pracownik BHP składa pracodawcy raport z takiej wizyty wraz z odpowiednim komentarzem dotyczącym ewentualnych nieprawidłowości. W takim przypadku raport powinien również zawierać odpowiednie rekomendacje dotyczące działań, jakie należy podjąć. Należy podkreślić, że zarówno pracodawca, jak i pracownik są współodpowiedzialni za bezpieczne środowisko pracy. Kontrola, o której mowa, nie jest zatem stricte wynikiem wymogów przepisów prawa, a świadomością obu stron w kształtowaniu bezpiecznego środowiska pracy.

BHP – zdalna kontrola pracownika

W przypadku gdy regulamin miejsca pracy nie zawiera zapisów dotyczących możliwości przeprowadzenia fizycznej kontroli w mieszkaniu pracownika, lub gdy pracownik nie wyraża zgody na taką formę kontroli, pracodawca może przeprowadzić kontrolę w formie zdalnej.

W takiej sytuacji pracodawca może skorzystać z ankiety elektronicznej, którą wypełnia pracownik. Ankieta najczęściej zawiera pytania dotyczące stanu faktycznego związanego z miejscem pracy. Będą to zatem np. kwestie oświetlenia, wysokość biurka, wysokość ustawienia monitora, zajmowana pozycja przed komputerem. Oprócz tego będą to również czynniki psychospołeczne mające wpływ na wydajność pracowników podczas pracy w domu. Zebrane w ten sposób informacje podlegają dalszej analizie. Może się okazać, iż kontrola wykaże, że pracownik nie ma odpowiednich warunków do pracy. Wówczas to pracodawca zobowiązany jest wdrożyć działania naprawcze. Przykładowo: poprzez dostarczenie pracownikowi dodatkowego sprzętu lub zaproponowanie innego, bezpiecznego miejsca do wykonywania pracy. Rozwiązania takie każdorazowo są uzgadniane z pracownikiem służby BHP i pracownikiem.

Kontrola pracy zdalnej – konsekwencje nadmiernego nadzoru

Należy jednak mieć na uwadze, że nadmierny nadzór ze strony pracodawcy może być odbierany przez zatrudnionych jako brak zaufania i zbędny formalizm. Może być nawet oznaką opresyjnego systemu, który powoduje dodatkowy stres. Zdalną kontrolę komputera można bowiem porównać do stałego monitorowania pracy pracownika, czyli patrzenie na ręce podczas pracy. Z tym żaden pracownik (sumienny czy nie) nie czuje się swobodnie. Należy się więc każdorazowo zastanowić, czy wybrana forma kontroli pracowników jest proporcjonalna do założeń przeprowadzania owych kontroli.

Należy również pamiętać, że pracodawca, który stosuje rejestr pracy online, musi znać podstawy zagadnienia monitorowania komputera pracownika a jego praw. Jest to szczególnie istotne pod kątem uniknięcia naruszania prywatności i dóbr osobistych podwładnych.

Źródło: kruczek.pl / Monika Magierska
Nie ma jeszcze żadnego komentarza

Dodaj swój komentarz

Twój adres e-mail nie będzie opublikowany